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Comment prévoir son événement virtuel? 6 étapes à respecter!

Mis à jour : avr. 26

Par Lauriane Harvey- coordonnatrice/stagiaire chez EVMO- Les Événements Mondains.


Je viens tout juste de terminer mon cours en Gestion d’événements et de congrès au Collège Mérici et j’entre dans un monde événementiel tout à fait différent de ce que je m’étais imaginé. J’ai l’impression de me lancer encore plus dans l’inconnu, puisque les événements virtuels n’avaient pas vraiment de précédent... et l’inconnu n’est pas nécessairement une mauvaise chose. Grâce à l’expérience acquise à Mérici, j’ai pu constater qu’organiser un événement virtuel, est encore plus complexe qu’un événement présentiel. Présentement en stage chez EVMO- Les Événements Mondains, je me rends aussi compte qu’avec de bonnes méthodes, on peut passer au travers facilement!


VOICI 6 ÉTAPES POUR VOUS AIDER DANS VOTRE PRÉPARATION!


1. L’IDÉALISATION DE L’ÉVÉNEMENT VIRTUEL

Parce qu’il faut bien commencer quelque part, voici la base de la base! C’est le moment de sortir les grandes lignes. C’est-à-dire l’objectif, les dates, la durée, le nombre de participants, le format souhaité (virtuel ou hybride), le concept et son message, le budget de départ ainsi qu’un ordre sommaire des activités proposées. Bien définir ces informations est primordial !!!


2. LE CHOIX DU FOURNISSEUR OU DE LA PLATEFORME

J’ai appris que le choix de la plateforme ou du fournisseur pouvait avoir une bonne incidence sur le résultat de notre événement. En fait, on doit vraiment se fier aux axes préalablement déterminés à l’étape de l’idéalisation. Il faut mesurer le type d’interaction souhaité entre les participants ainsi que la capacité Internet du studio ou de l’endroit de diffusion.


3. LA CRÉATION LOGISTIQUE

La création logistique, c’est le cœur de la préparation! C’est à ce moment-là qu’on fait la recherche des commanditaires, mais aussi la recherche et la gestion des conférenciers/présentateurs pour l’événement. Il faut également rassembler le contenu nécessaire à la diffusion (PowerPoint, vidéos, photos, présentation, médias sociaux…) ainsi que les noms et titres des présentateurs qui passeront à l’écran. Ensuite, on doit produire un horaire détaillé à la minute!

C’est d’ailleurs à ce moment où on doit prévoir :

· La forme des inscriptions.

· La création des visuels de l’entreprise

· La gestion des salles d’ateliers

· La planification d’une générale et des tests de connexion/qualité pour les intervenants


4. LES FOURNISSEURS ASSOCIÉS

Il faut choisir judicieusement ses collaborateurs afin d’offrir un événement intéressant, captivant et de qualité! Les techniciens, rédacteurs, graphistes, vidéographes, artistes invités, présentateurs et bien sûr, l’animateur sont tous des intervenants qui feront une énorme différence dans le rendu final de votre événement.


5. LA DIFFUSION

La diffusion n’est pas que la portion « pendant » l’événement. L’expérience du participant doit passer par un chemin précis qui se prépare à l’avance.

· L’accueil du participant

· Les salutations ou le réseautage du début d’événement

· L’interaction entre les participants

6. LE BILAN

Eh oui! On ne passera certainement pas à côté, faire un retour sur l’événement est absolument un incontournable. Cet outil pourra vous servir de référence lors de vos prochains événements.


Mais qu’est-ce qu’on doit retrouver exactement dans un bilan?

- Les prestations des fournisseurs (ententes)

- Les résultats

- Les moments appréciés, les déceptions et les recommandations

- Le suivi de la facturation avec les fournisseurs



2020-2021 sont certes des années synonymes de changement et je crois fermement que nous sommes tous capables d’en retirer du bon. Mon stage chez EVMO me fait présentement réaliser que le plus important, c’est d’être bien préparé et surtout bien entouré!


Processus en 6 temps
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Bonne préparation!



Lauriane Harvey, coordonnatrice-stagiaire



Notes sur l’auteur :

Lauriane Harvey est une finissante 2021 du programme de gestion d’événements et de congrès du Collège Mérici. Elle effectue actuellement un stage au sein de la compagnie EVMO – Le Événements Mondains dans le cadre de la fin de son AEC. En plus de sa formation en événementiel, elle possède également un DEC en design d’intérieur. Lauriane est déterminée et est toujours à la recherche de nouveautés et de nouvelles façons de passer à l’action!