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Un événement virtuel? De quoi? Comment?

Mis à jour : nov. 10

Vous avez eu une invitation à participer à une réunion virtuelle? Ou pire :) On vous demande de l'organiser?

Un Webinaire? Une visioconférence? Au fond, en quoi consiste un événement virtuel?

Dernièrement, l'Association Québécoise du Loisir Public m'a demandé de donner une conférence sur l'organisation d'un événement virtuel et d'y expliquer ce que j'ai vu sur le marché (les bons et, disons, les moins bons coups). Dès les premiers instants de la conférence, plusieurs participants me faisaient mention qu'ils étaient peu au courant de ce qui se créait et ce qui s'inventait présentement sur le web.

LA BASE DE LA BASE: Un événement virtuel consiste à diffuser en ligne du contenu en temps réel, depuis n’importe quel endroit dans le monde et à l’intention d’un nombre illimité de participants. Il permet aux organisateurs d’entrer en communication avec des publics à distance, d’interagir avec eux selon divers modes de participation, et ce, sans le moindre problème de compatibilité. Il existe au sein de la gamme plusieurs types d’événements virtuels, qui offrent différents moyens de communiquer et de participer : 1. La webdiffusion 2. Les vidéoconférences 3. Les webinaires 4. La diffusion personnalisée Comment ça marche ? La webdiffusion achemine le flux en direct de votre événement à l’aide d’une solution de webdiffusion, puis le retransmet à un nombre illimité de participants à distance. Cette solution vous permet de proposer de multiples fenêtres de contenu, notamment un diaporama ainsi que la retransmission en direct d’une conférence. Les vidéoconférences (synonyme : visioconférences) vous permettent de rassembler un grand nombre de participants à distance au sein d’un environnement virtuel en vue de réunions ou de groupes de discussion. Les participants disposent souvent de capacités de participation identiques ou similaires. Idéal pour mettre en communication les employés de différents bureaux ou services, qui peuvent ainsi assister à la réunion comme s’ils y étaient.

Les webinaires vous permettent d’héberger ou de diffuser du contenu en direct à l’interne ou à l’externe grâce à une plateforme dédiée. Les webinaires sont souvent utilisés pour transmettre du contenu éducatif et pédagogique, et comprennent des applications de sondage et de Q et R numériques. La diffusion personnalisée concerne des situations propres aux autres types d’événements virtuels. Celles-ci comprennent la diffusion sur les réseaux sociaux : votre événement peut par exemple être diffusé en direct et géré sur Facebook ou YouTube. La diffusion personnalisée vous permet en outre d’intégrer des vidéos directement sur le site Web de votre entreprise. Comment un événement virtuel peut-il vous aider? Par où commencer? Tout événement virtuel doit posséder ces 4 composants essentiels : 1. Du matériel adapté au type d’événement virtuel que vous diffusez.

2. Une connexion au réseau solide et entièrement dédiée à l’événement.

3. Une plateforme de diffusion ou un réseau de contenu : il existe de nombreuses solutions pour répondre à vos besoins (les plus populaires étant Teams et Zoom comme de raison).

4. Un expert en événementiel virtuel, soit quelqu’un qui collabore avec vous selon vos besoins spécifiques, vous conseille et vous épaule dans la planification et la mise en œuvre d’un événement virtuel réussi.


André Auger

Gestionnaire d'événements

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