Lors de l’organisation d’un événement de type Banquet, il vous faut penser à tous les détails.
Jusqu’ici, je ne vous apprends rien. :)
Une erreur fréquente que nous voyons, est sans contredit le mauvais choix de salle en fonction du nombre de personnes et des besoins de l'événement (audiovisuel, spectacle, rencontres…)
Pour que chacun de vos invités puissent passer un agréable moment, voici quelques conseils pour la création de votre plan de salle :
Premiers points à surveiller :
- Le nombre de convives présents lors de votre évènement
- Les dimensions de la salle ainsi que ses caractéristiques (alimentation électriques, sorties de secours, passage cuisine…). Soyez prévoyants en vous assurant que le coordonnateur-trice ou représentant commercial de votre salle ne tente pas de vous louer son emplacement sans tenir compte de vos besoins.
Rapidement, veuillez préciser vos besoins:
- Le style de salle (voir plus bas)
- Vos besoins audiovisuels
- Scène et piste de danse
- Éclairage
Les tables. Plusieurs types de tables pourront s’offrir à vous :
- Rondes 60 po (150 cm)- 8 personnes
- Rondes 70 po (177 cm)- 10 personnes
- Rectangulaires
- Ou encore ovales.
L’avantage des tables rondes est la convivialité encouragée par le fait que toutes les personnes de la table peuvent se voir durant le repas. Aussi, si des invités manque à l’appel, il est alors très simple d’enlever un couvert sans refaire pour autant toute la disposition.
Les dispositions les plus courantes :
Formule Banquet : tables rondes, souvent utilisé lors de grands repas, optimise la salle et permet la convivialité, très utilisé lors des mariages par exemple avec la possibilité de placer la table d’honneur au centre.
En U : tous les convives peuvent se voir, idéal pour les réunions champêtres. Ne convient qu'aux petits groupes par contre.
Style école : comme à l’école, des tables rectangulaires sont disposées les unes derrière les autres, parfait pour tout ce concerne la formation, les présentations sans interactions avec la salle.
En peigne ou en épi : elle permet également la convivialité mais certains invités peuvent se retrouver dos à dos.
A ne pas oublier :
- Laisser des espaces de circulation suffisamment important, rien de pire que d’avoir sa chaise qui empiète dans le chemin et d’être bousculé toute la soirée, laisser aussi un espace pour que les serveurs puissent organiser leur plateau de service.
- La scène doit être au centre et surtout visible de tous
- Pas de tables près des cuisines ou des toilettes
- Si possible, éviter les tables collées à la piste de danse ou près des enceintes.
- Un croquis à l’échelle peut s’avérer très pratique, notamment pour disposer les tables ‘’services’’ comme la remise de cadeaux etc.
Pour conclure, il n’y a qu'UN seul plan de salle idéal: celui qui utilise tous vos critères et qui tient compte du bien être (sonore, visuel et confort) de vos participants.
Caroline Houdaille
Coordonnatrice d'événements chez EVMO- Les Événements Mondains.