Par André Auger- 01 juin 2019
Lorsqu’une entreprise organise un colloque ou un congrès d’une durée de 2 jours ou plus, à 80% du temps, un banquet sera prévu en soirée.
Pour certains, l’événement deviendra une remise de prix officielle tandis que pour d’autres, il s’agira tout simplement d’une soirée récréative afin de créer des liens entre les participants.
Selon le type de banquet que l’organisateur désire offrir, l’animation proposée viendra donner le ton à soirée. Trop souvent malheureusement, nous voyons de mauvais choix sur la façon d’animer ou de présenter une soirée. L’animateur ou l’animatrice d’expérience se retrouve souvent à des endroits inopportuns ou dans des moments non propices à une écoute active.
Par la présente, j’ai voulu vous donner les grandes pistes des meilleures pratiques en animation d’un banquet. De petits trucs tous simples afin de vous aider à bien définir l’environnement et l’encadrement de votre animateur ou animatrice.
LE TOP 5 :
#1 : L’audiovisuel adéquat : « J’vous entends pas ! J’vous vois pas ! »
L’animatrice ou l’animateur d’un banquet ne devrait jamais se faire dire que le son n’est pas assez fort ou qu’il est trop fort. L’équipe technique qui vous a proposé la sonorisation de l’événement devrait être suffisamment professionnelle pour vous proposer la qualité sonore adéquate adaptée à votre salle ou au nombre de personnes à votre salle.
Votre animateur préférera-t-il un micro à main, un micro-casque pour son animation ?
À ÉVITER : Une compagnie audiovisuelle qui ne vous fait pas de suggestions adéquates.
À CONSEILLER : Avez-vous pensé à éclairer l’animation sur la scène ? Cette dernière option est souvent sous-utilisée. Vous vous devez d’attirer l’attention en démontrant bien ce qu’il se passe sur la scène. Un leko ou un projecteur de poursuite viendra hausser la présentation (vous ne savez pas ce que c’est ? Posez la question à votre fournisseur audiovisuel J ).
#2 : Les buffets et les cocktails dinatoires : La hantise des animateurs-animatrices !
Des participants bien assis ayant un visuel accessible sur la scène seront davantage portés à écouter et à regarder ce qui se passe à l’avant. À contrepartie, vos invités n’auront aucun (ou peu) d’intérêt à être attentif s’ils assistent à un cocktail. Dès lors, leur réseautage et discussions s’enchaînent et n’auront pas envie de se faire interrompre à de multiples reprises. De courtes présentations et des discours de moins de 2 minutes sont à prévoir. La quantité des présentations est à diminuer à son maximum afin de ne pas devoir interrompre sur une base régulière. Pour une soirée avec buffet, l’animation ne pourra que se faire qu’au début (avant que les convives se servent) et à la fin du repas. Le va et vient de chacune des invités nuira aux prestations. Un condensé est davantage à prévoir.
À ÉVITER : La multiplication des interventions.
À CONSEILLER : Un visuel fort avec des écrans géants et des projections qui attireront l’attention des invités tout au long de la soirée.
#3 : Les remises de cadeaux et tirages de fin de soirée : « Yeark ! »
« On garde nos tirages en fin de soirée, on fera une interruption momentanée de la danse, afin de ne pas perdre nos invités sinon ils chercheront à quitter tout de suite après la remise de prix ». Cet énoncé est une mauvaise impression. Les gens qui quittent immédiatement après vos tirages ne sont pas venus pour le plaisir de l’événement. Ils ne sont là que pour les cadeaux. Vous désirez vraiment qu’ils y restent jusqu’à la toute fin ? Interrompre la danse pour des tirages est toujours périlleux. Votre DJ ou groupe de musique s’efforce pendant des heures à trouver le bon angle pour faire danser les gens. Faire une interruption est souvent mortel, ça vient tuer le momentum.
À ÉVITER : Chercher à conserver des participants qui ne sont là que pour de mauvaises raisons (les tirages).
À CONSEILLER : Lancer votre danse et assurez-vous que votre DJ ou votre groupe de musique saura faire ce qu’il fait de mieux : faire danser ! Sans quoi, vous risquez d’avoir cette mauvaise impression qu’il n’a pas fait « la job ».
#4 : Le meilleur moment pour animer : Entre les services
Animer pendant que les gens mangent, c’est un défi pour un animateur/animatrice. Un défi peu agréable car leur attention ne sera portée que sur leur repas, le bruit de la vaisselle et des ustensiles, sur les discussions avec ses voisins de table… bref, il sera quasi impossible de capter l’attention des invités. Une fois le plat terminé et que les serveurs s’occupent de desservir, faites débuter l’animation. L’entre deux, vient interrompre les discussions et fera de ce « temps mort » une pause qui permettra à l’animatrice/animateur d’attirer l’attention.
À ÉVITER : Des présentations trop longues. Une présentation entre 2 services ne devrait jamais dépasser les 8 à 10 minutes.
À CONSEILLER : Prenez entente avec le Maître d’hôtel afin qu’il prévoit des arrêts de services un peu plus long et qu’il soit au courant de vos interventions. Il devra aussi connaître
#5 : Les longs discours du président/présidente :
Vous avez un banquet, une soirée reconnaissance ou une remise de prix ? Les présidents et présidentes d’entreprise souffrent souvent du même mal : Celui de vouloir tout expliquer ce qui se passe dans l’entreprise. Dites-vous qu’après 5 minutes, les gens ne vous écoutent plus, pensent à autre chose et ont un œil attentif à leur téléphone intelligent. Soyez brefs, soyez précis et surtout mettez de l’intonation dans votre voix (appuyez sur vos mots clés).
À ÉVITER : D’étirer un sujet qui pourrait être concis.
À CONSEILLER : Ajouter un élément interactif à votre discours : Une votation électronique afin de sonder les gens ou poser des questions afin de faire réagir vos invités. Ainsi, vous conserverez l’attention.
Note sur l’auteur :
André Auger est le président de EVMO-ÉVÉNEMENTS MONDAINS. Depuis plus de 30 ans, il anime, organise et décore les plus beaux événements du Québec. Spécialiste reconnu en événementiel, il s’est distingué au sein et auprès de diverses entreprises et organisations de toutes tailles, soit en occupant des postes de haute direction ou à titre de consultant.
Il est à la fois gestionnaire, metteur en scène, animateur-Maître de cérémonie, décorateur, conférencier et comédien.
Comments